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4.コミュニケーションツール – 草野球チーム運営 –

はじめに

日々の業務連絡、地味にストレス溜まってる。ツールを見直してみよう!

こんにちは!朔都です!

今日はチームで使うコミュニケーションツールについて紹介したいと思います。

練習日程の告知、出欠確認、当日の連絡...

運営をやる上の業務の大半を占めるのが、こういった連絡業務ですよね。

うちのチームの連絡ルーティーンはこんな感じ

 前月5~15日  メンバーに出欠確認
 前月13~15日  出欠確認のリマインド
 前月15~18日  グラウンド予約
 ~前月末日  試合が組めたらその告知
 試合1週間〜3日前  スタメン・試合方針告知
 試合前日  集合場所などのリマインド
 試合当日  当日の連絡(ここにいます、遅刻連絡の処理)
 試合日~3日  成績の公開、写真や動画の共有

と1ヶ月だけでも連絡事項は多々あります。

月1活動以上の場合が多いし、上記以外にも細々とした連絡があったりするので、結構な負担が掛かってくるものです。

また、翌月の連絡も重なってしなければならないため、意外と1年中面倒なことになってます。

そして、その1つ1つが積み重なって、ストレスになってきたりするのです(怖い・・・)

そうならないためにも、コミュニケーションツールは非常に大切なのです!

ポイント

無料ツール(無料プラン)を紹介しています。

また紹介するツールについて
 ・メリット/デメリット
 ・出欠確認機能があるか
 ・既読機能があるか
 ・動画や画像共有方法
 ・通話できるか
など、チーム運営する上で重要な機能について記述しています。

 

ツール紹介

外部連携も出来て、自由に使いまわせる slack がオススメ!

メール [ オススメ度 ☆★★★★(星1つ) ]

 概要        

いわゆるメールです(笑)

ここではCメールやケータイメール(docomo.ne.jp、softbank.ne.jpなど)ではなく、Webメール(Yahoo!、Outlook、Gmailなど)を指します。

仕事などでは一般的に使用していますが、昨今はプライベートでのメインツールとして使用している方は少ないのではないのでしょうか。

迷惑メールやセールスメールで埋め尽くされてますよね(笑)

メール運用は余程の理由が無い限りオススメしませんが、最後の選択肢として一応紹介させていただきます。

 メリット      

・わざわざ登録する必要がない(各々が持っているアドレスを使える)
 どんな人でもYahoo!、Outlook、Gmailのどれかはアカウントを持っているはずです。
 そのアカウントを使うだけなので、登録の負担は少ないでしょう。

・文字の装飾、文字自体の色つけなどができる
 今回あげたツールの中で唯一のメリットです。
 文字の色や大きさ、背景色を変えたり出来るのはメールだけ!

 デメリット     

・ディスコミュニケーションになりがち
 気軽にやり取りができず、運営からの連絡の一方通行になります。
 また、やりとりが入れ違いになる場合があります。

・運営のメール管理が大変
 宛先を間違えないように都度注意しなければなりません。
 メーリングリストを使用したとしても、そのリスト管理に負荷が掛かります

・情報の訂正や削除が出来ない
 仕事ならばエビデンスの機能としてメリットになるのですが、サークルの場合はデメリットでしかありません。

・出欠機能がない
 出欠機能が無いので、日程調整ツールを活用をオススメします。
 メールでイベントのURLを共有しましょう。
 『調整さん』や『伝助』は使いやすいです。

・通話機能が無い
 緊急事態を考慮して電話番号を把握しなければなりません。

・その他
 既読通知は無く、動画・画像送信は1通あたり25MB制限があります。
 (メールボックス容量 [ Outlook:無制限、Gmail:15GB、Yahoo!:2GB ])

Facebook [ オススメ度 ☆☆★★★(星2つ) ]

 概要        

日本でも2,600万人のアクティブユーザー数を誇る、世界最大規模のSNSですね。

新機能の開発も速く、新機能をドンドン追加していっている印象です。

僕自身も「意外とFacebookも使えるな」と思える点が多々あったのですが、
アカウントを共有したくない」「実名制が故、アカウント作成を敬遠している
といったメンバーが居ることが容易に想像できるため、諦めました。

 メリット      

・普段のお互いのことを知れる
 お互いのアカウントを知ることになるので、メンバーの日々の投稿も見ることが出来、コミュニケーション活発化に一役買ってくれます。

・アルバムの作成が出来る
 1つのアルバムにつき1000枚、しかもアルバムは無制限で作りたい放題!

・イベント機能、アンケート機能
 アンケート機能で日程調整をして、練習内容が決まったらイベント機能で告知&出欠確認、などFacebookで完結可能です。素晴らしい。
 Facebookイベントページ作成から出欠確認の方法までの手順を解説

・ファイル/ドキュメント共有機能
 画像や動画だけでなく、WordやExcelデータの共有が可能です。

・コメント毎に返信出来たり、イイネが付けられる
 他はslackくらいにしかない良い機能です。
 関連する話に返信するので、全く別のやり取りを突っ込まれても文章が流れ去っていくことはありません。
  Facebookのコメント欄

・誰が既読なのかわかる
 運営からすると良い機能ですね(笑)
 そもそも連絡を見ていない人が分かると、リマインドのやり方も都度対応可能になってきます。

・情報の訂正が出来る
 「あ、間違えた」って時に訂正することが出来ます。
 良い機能ですが、重要なお知らせの時は「間違えたので訂正しました」と再度告知してあげたほうが親切です。

・個人/グループ通話可能
 どちらも対応しているところが良いですね

 デメリット     

・自分のアカウントを共有したくない人がいる
 最大のデメリットです。
 「アカウントを共有したくない」「実名制が故、アカウント作成を敬遠している」といった懸念が十分にあります。

・連絡を見ない人がいる可能性が高い
 普段から頻繁に使用している人は良いですが、連絡ツールという認識が薄く、Facebookを開かない人も出てきます。

LINE [ オススメ度 ☆☆☆★★(星3つ) ]

 概要        

日本人全員が知っていると言っても過言でないほどのメジャーツールですね。

もはや説明する必要が無いくらいです(笑)

みんなが使ってるツールは導入も簡単です。

下で紹介しているビジネスチャットツール(ChatWork、slack)にメリットを感じなければLINEで良いと思います!

 メリット      

・みんな使っている→なれてる
 一般的に、操作慣れしており、かつ使用頻度が高いツールですので、抵抗なく導入できて非常に楽です。

・イベント機能で出欠が取りやすい
 既に出欠を取れる機能がある点もマル。

・既読数がわかる
 Facebookのように「誰が既読か」までは分かりませんが、既読数は分かります。

・アナウンス機能がある
 重要なお知らせはアラートを付けて告知することが可能です。

・アルバム機能がある
 ほぼ無制限に画像の格納が可能です
 (1トークルームにつき100アルバム、1アルバムにつき1000枚の制限)

・スタンプが充実、楽しい
 これ以外と重要(笑)

・その他
 既読数表示がある。個人/グループ通話機能も充実。

 デメリット     

・スマホを変えてしまうと過去投稿が見れない
 運営からすると地味に面倒くさいですね。
 「先月のテキスト流用して出欠連絡しよ~」とか思ってたら、過去の投稿見れない辛さ(笑)
 また、グループに自分が入る前の投稿も見ることも出来ません。

・ブラウザでログインできない
 アプリorGoogleChrome拡張機能を使う必要があります。

・スレッド機能が無い
 重要なお知らせをした直後に雑談が盛り上がってしまい、その文章が流れてしまい忘れ去られてしまう・・・なんて悲しいこともあります。
  → 対策としては、「お知らせ用」「雑談用」と2つのグループを作ることです。

・投稿画像が一定期間で消えてしまう
 「あ、ダウンロードするの忘れてた・・・」って気付いた時には遅い、、、って事あります。

・アルバムに投稿すると画質が落ちる
 トークルームに投稿する分には画質を担保出来る設定がありますが、アルバムとなると画質が落ちてしまいます。
 野球の様な小さなボールを使うスポーツだと、画質は下げたくないですよね。

・動画の長さが最大5分
 1イニングも持たないですね。。。

・情報の訂正が出来ない。
 訂正は出来ませんが、削除は可能です。

ChatWork [ オススメ度 ☆☆☆☆★(星4つ) ]

 概要        

20万社以上の企業が導入している日本発のメジャービジネスチャットツールです。

直感的に使いやすいのが特徴で、「とりあえず導入してみるか」と軽く採用する企業もあるのも納得です。

デフォルトで「タスク管理機能」が付いているのがビジネスチャットっぽいですね。

 メリット      

・リアクションで反応できる
 メッセージに対してリアクションという「スタンプ」で反応出来ます。
 既読機能はありませんが「見たらスタンプ押してください」とするだけで、押す方は簡単だし、メッセージも流れることはありません。
  chatwork画面

・ファイル共有5GMまで使える
 5GBあればけっこうな枚数の画像上げる事が出来きます。
 動画を上げるとすぐに圧迫されるので、別のストレージサービスを使った方が良いです。

・情報の訂正が出来る
 「あ、間違えた」って時に訂正することが出来ます。
 良い機能ですが、重要なお知らせの時は「間違えたので訂正しました」と再度告知してあげたほうが親切です。
 一度でも編集すると鉛筆マークが付きます。

・ALL通知機能あり
 「To」で伝えたい人を指定でき、「To ALL」で全員に通知も可能です。

・文字の装飾が出来る
 囲み枠付けたり、罫線を引いたりと少ないですが、装飾可能です。
 投稿に装飾は出来ますか?

・タスク管理機能あり
 忘れてほしくない事項をタスクとして、降ることが出来ます。
 タスクを終え「完了」ボタンを押すと、メッセージが更新され、通知が行くようになってます。
 仕事では無いので、あまり使うことは無いかもしれませんが、「運営グループ」内でタスクを振り合うとスケジュールの進行促進に一役買ってくれます。

 デメリット     

・グループ作成が14個
 フリープランだと、累計14個までしかグループチャットに参加できません。
 そうです、、、累計なので、ちょっとでもグループに入ってしまうとカウントされてしまいます。
 導入する際は「勝手にグループ作らないでください」と注意しておくことが重要です。
 14個の数え方

slack [ オススメ度 ☆☆☆☆☆(星5つ) ]

 概要        

エンジニアを中心に日本でも急激にユーザー数を伸ばしているツール。

最近では広告にも力を入れているので、名前だけは知ってるといった方も多いと思います。

「slackって?」と思いながらもスルーしている方。

一度使ってみてください!

その使い勝手カスタマイズ性に惹かれると思いますよ!

 メリット      

・スレッド機能がある
 slackを推すメリットの1つです。
 関連する話に返信するので、全く別のやり取りを突っ込まれても文章が流れ去っていくことはありません。
slackのスレッド機能


・スタンプ(リアクション)で返信ができる

 「このお知らせ見たら「見たよ」スタンプ押してくださーい」みたいな感じで使うことが多いです。
 メンバーも読んだら1クリックするだけなので、非常に楽です。
 そして、slackはこのスタンプを自由に作って、自由に使うことが出来ます。
 使えるスタンプを作って、盛り上げていきましょう。
slackのメンション


・拡張機能が充実

 Google Drive:画像や動画を管理出来ます。これで5GBの制限なく、共有が出来ます。 
 Googleカレンダー:スケジュール調整や管理、定期的なリマインドなどこれ1つで十分です。
 Simple Poll:アンケートツールです。出欠確認に使っても良いし、意見伺いとして使ってもOKです。

・ファイル共有5GMまで使える
 5GBあると普段のやりとりで不自由に感じることはありません。
 動画のやりとりはDriveやDropboxなどのストレージサービスを使用するのをオススメします。

・リマインダーがある
 「20分後」「1時間後」「3時間後」「明日」「来週」とリマインドのタイミングを選べます。
 またカスタマイズすることにより、細かく時間を指定することも可能です。

・チャンネルの作成数無制限
 「全体」「運営」「雑談」「投手会」「内野手会」「〇〇旅行」など、チャンネル(ルーム)を作成してもOKです。

・Slackはメッセージ入力中、相手の動きが見える
 誰かとチャットしているとメッセージが入れ違いになってしまうことありますよね。
 でもslackは誰かがタイピング中だと「〇〇さんが入力中」と出るので、便利です。
 誰かの記入中は待ってあげることが出来ます。

・情報の訂正が出来る
 「あ、間違えた」って時に訂正することが出来ます。
 良い機能ですが、重要なお知らせの時は「間違えたので訂正しました」と再度告知してあげたほうが親切です。
 一度でも編集すると(編集済み)と表示されます。

・文字の装飾が出来る
 太文字にしたり、斜線を引いたり、囲み枠をつけたりといった程度ですが、多少の装飾が可能です。

 デメリット     

・ログ検索が1000件まで
 メッセージが1000件までしか遡ることが出来ません。
 有料プランにすると、無制限で見ることが出来ます。

・慣れるまで少し時間がかかる
 多少機能が多いので、基本機能を理解するのに時間がかかります。
 しかし、一度慣れてしまうと「LINEもslackみたいになれば良いのに」と常に思うようになります(笑)

・出欠機能が無い
 slack自体には出欠機能がありません。
 しかし、
  1)Googleカレンダーなどの拡張機能を使用
  2)日程調整ツール「調整さん」「伝助」を使用する
  3)「参加」「不参加」のスタンプを作ってクリックしてもらう
slack出欠確認

 などで十分にカバー可能です。

最後に

今回はコミュニケーションツールをランキング形式で5つ紹介しました。

それぞれ一長一短あると思いますが、ランキングの通り、slackがオススメです。

最初の一瞬だけ戸惑うかもしれませんが、機能の充実さに感動すると思います。

slackを導入してみて「うちのチームには必要ないな」と思えば、導入の簡単なLINEに切り替える、というのも手かなと思います。

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